Struktur Perusahaan, Sistem Penggajian, dan Proses Rekruitmen (Simulasi)

Kelas                          : 4IA06

Nama Kelompok        :

                                     1.      Eva Safitri - 52410453

                                     2.      Grace Novelia Kansil

                                     3.      Natasha Yulicesar

 

Struktur Organisasi

Contoh Struktur Organisasi suatu PT

Deskripsi Tugas

1.   Dewan Direksi :

Dewan direksi terdiri dari satu orang direktur utama, tiga orang wakil direktur utama dan enam orang direktur. 

Tugas utama dari direksi :

a)     Menentukan usaha sebagai pimpinan umum dalam mengelola perusahaan.

b)    Memegang kekuasaan secara penuh dan bertanggung jawab terhadap pengembangan perusahaan secara keseluruhan.

c) Menentukan kebijakan yang dilaksanakan perusahaan, melakukan penjadwalan seluruh kegiatan perusahaan.

Tanggung jawab dari direksi:

Untuk mengelola usaha perseroan sesuai anggaran dasar, mengevaluasi kinerja operasional dan keuangan perseroan, serta meninjau strategi dan hal-hal penting lainnya. Selain itu beberapa pertemuan informal juga dilaksanakan untuk membahas dan menyetujui hal-hal yang membutuhkan perhatian dengan segera.

2.     DIREKTUR UTAMA :

Tugas direktur utama :

a)     Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan di bidang administrasi keuangan,kepegawaian dan kesekretarian.

b)    Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan pengadaan dan peralatan perlengkapan

c)     Merencanakan dan mengembangkan sumber-sumber pendapatan serta pembelanjaan dan kekayaan perusahaan.

d)     Mengendalikan uang pendapatan, hasil penagihan rekening penggunaan air dari langganan.

e.       Melaksanakan tugas-tugas yang di berikan Dewan Direksi.

f.       Dalam melaksanakan tugas-tugas Direktur Umum bertanggung jawab kepada Dewan direksi.

g.      Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif.

h.      Menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi (biasanya bekerja sama dengan MD atau CEO).

i.        Memimpin rapat umum, dalam hal; untuk memastikan pelaksanaan tata tertib: keadilan dan kesempatan bagi semua untuk berkontribusi secara tepat; mengarahkan diskusi kea rah consensus; menjelaskan dan menyimpulkan tindakan dan kebijakan.

j.        Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar.

k.      Memainkan bagian terkemuka dalam menentukan komposisi dari board dan sub-komite, sehingga tercapai keselarasan dan efektivitas.

l.        Mengambil keputusan sebagaimana di delegasikan oleh BOD atau pada situasi tertentu yang dianggap perlu, yang diputuskan dalam meeting-meeting BOD.

m.    Menjalankan tanggung jawab dari direktur perusahaan sesuai dengan standaretika dan hokum, sebagai refrensi dalam (apapun standar dokumen kebijakan direktur yang mungkin anda gunakan).

3. DIREKTUR :

Tugas utama direktur :

a.       Menetapkan tujuan dari tiap-tiap manajer yang ada.

b.      Mengawasi dan mengkoordinir kegiatan-kegiatan dari manajer secara periodik dan pertanggungjawabannya.

c.       Mengadakan pengangkatan, mutasi dan pemberhentian karyawan beserta gajinya.

d.      Menetapkan kebijakan operasional perusahaan untuk jangka pendek.

e.       Sebagai pimpinan dari perusahaan.

Direktur bertanggung jawab atas kerugian Perusahaan yang disebabkan direktur tidak menjalankan kepengurusan perusahaan sesuai dengan maksud dan tujuannya dengananggaran dasar,

4.  Direktur Keuangan :

Tugas direktur keuangan :

a.   Direktur keuangan dapat membentuk organ setingkat di bawahnya yang jumlahnya di tetapkan dengan persetujuan Dewan Direksi.

b.      Mengawasi Operasional mengenai keuangan perusahaan.

c.       Melakukan pengecekan lapangan mengenai bagian keuangan.

d.      Meminta pertanggungjawaban keuangan dari tiap-tiap bagian yang ada dibawahnya.

e.       Mempertanggungjawabkan kegiatan yang ada mengenai bagian keuangan.

f.       Menetapkan prosedur pelaksanaan secara rinci tentang keuangan.

g.      Menetapkan standar pekerjaan lapangan untuk menjamin tidak adanya kebocoran dalam bagian keuangan.

5.  Direktur Personalia :

Tugas direktur personalia :

a.       Mengembangkan system perencanaan personalia dan pengendalian kebijakan pegawai.

b.      Melaksanakan Kebutuhan administrasi dan kepagawaian.

c.       Membina pengembangan staff administrasi.

6.  Manager :

Tugas seorang manager adalah bagaimana mengintegrasikan berbagai macam variabel (karakteristik, budaya, pendidikan dan lain sebagainya) kedalam suatu tujuan organisasi yang sama dengan cara melakukan mekanisme penyesuaian.

Adapun mekanisme yang diperlukan untuk menyatukan variabel diatas adalah sebagai berikut:

a.       Pengarahan (direction) yang mencakup pembuatan keputusan, kebijaksanaan, supervisi, dan lain-lain.

b.      Membuat rancangan organisasi dan pembagian tugas.

c.       Melakukan seleksi, pelatihan, penilaian, dan pengembangan.

d.      Membuat Sistem komunikasi dan pengendalian.

e.       Membuat Sistem reward.

7.  Manager Personalia :

a.       Membuat sistem pengorganisasian, perencanaan program & pengendalian Unit Personalia

b.      Membuat Flow Process Administrasi seluruh kegiatan Personalia Proses & Prosedur Rekrutmen : searching, interview, test and selection.

c.       Remuneration Management : Struktur dan Skala Gaji, Basic Salary, Allowance, Incentive & Overtime.

d.      Membuat Sistem Penilaian Kinerja Karyawan.

e.       Mengatur perizinan ketenaga kerjaan Promosi, Mutasi & Demosi serta PHK.

f.       Mengatur Perjalanan Dinas dalam/luar negeri serta fasilitasnya.

g.      Training & Evaluasi Medical, Hospital, Asuransi & Dana Pensiun karyawan
– Benefit & Fasilitas Lainnya.

h.      System Penyediaan Data Karyawan, Surat-surat serta Form Administrasi kegiatan personalia.

i.        Buat dan pastikan System Dokumentasinya yang Efektif.

j.        Buat System pelaporan Seluruh Kegiatan Personalia.

8.  Manager Pemasaran :

Tugas manager pemasaran :

a.       Menetapkan prosedur operasional Informasi yang lebih efisien.

b.      Melaporkan hasil kerja kepada direktur secara berkala.

c.       Bertanggungjawab penuh tentang fungsi dan tugas sebagai kepala bagian pemasaran secara berkala kepada direktur.

9.  Manager Pabrik :

Tugas Manager pabrik :

1)    Berkaitan Kepada Direktur :

·         Bertanggung jawab kepada direktur perusahaan langsung.

·         Melakukan konsultasi berkala supaya tercapai keselarasan pelaksanaan tugas.

2)    Berkaitan Dengan Produksi :

·         Bersama-sama dengan bagian lain untuk mengantisipasi dan mengatasi berbagai persoalan produksi.

·         Mengarahkan setiap bagian yang di tunjuk oleh direktur perusahaan.

·         Bersama-sama dengan supervisor menangani masalah pabrik.

Manajer pabrik membawahi PPC, Produksi, Pembelian, dan Gusang Bahan Baku.

10.  ADM & Gudang :

Bagian ini akan mengecek semua administrasi dan transaksi berhubungan dengan jalannya perusahaan. Bagian ini terdiri dari CMT,Acounting, dan Kasir.

a.       CMT bertugas untuk mengurus hal hal berkaitan dengan pihak Outsourcing.

b.      Accounting bertugas untuk melakukan membukukan transaksi yang terjadi.

c.       Kasir bertugas untuk membuat laporan penerimaan dan pengeluaran uang harian.

11.  Divisi regional :

·         Mengelola asset untuk menjalankan bisnis secara benar sesuai arah perusahaan.

·         Menyepakati target kinerja dengan direksi.

·         Beroperasi sebagai badan usaha yang member keuntungan kepada pemilik modal.

·         Menjalankan kebijakan dan prosedur baku yang di tetapkan oleh Kantor Pusat.

·         Menciptakan dan Meningkatkan nilai tambah perusahaan bagi pemilik modal, calom penanam modal dan pemangku kepentingan.

Sistem Penggajian dan Proses Rekruitmen

Dalam suatu perusahaan terdapat “nilai hasil akhir pembobotan” untuk suatu tugas/jabatan/pekerjaan yang disebut sebagai gaji. Gaji diperoleh dengan cara “mengalikan” hasil skor atau prestasi seseorang diperusahaan yang didapat sebagai hasil pembobotan dikalikan dengan “nilai rupiah”. Sedangkan Gaji/Imbalan/Kompensasi yang diterima Karyawan adalah berupa hasil penjumlahan gaji pokok ditambah dengan imbalan kinerja. Sistem Gaji dengan sistem tersebut pada umumnya akan lebih mudah diterima dan dipahami bagi setiap pekerjaan yang memiliki perhitungan nilai/skor kinerja sebagai hasil pembobotan.  Skor tersebut akan mencerminkan beban kerja bagi individu yang memagku pekerjaan tersebut.

Context Diagram

Context Diagram merupakan level tertinggi dari Data Flow Diagram (DFD) yang memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem. Berdasarkan masalah yang dihadapi pada PT.  Wiraswasta Gemilang Indonesia dapat dibuat context diagram sebagai berikut :

Gambar 4.1 Context Diagram Sistem Informasi Penggajian

Keterangan Context Diagram Penggajian hanawan PT.  Wiraswasta Gemilang Indonesia

1.      Karyawan memberikan biodata kepada pihak Sistem Informasi Penggajian, kemudian Sistem Informasi mengirimkan data-data karyawan kepada perusahaan rekaan.

2.      Personalia memberikan laporan karyawan dan laporan keuangan kepada pihak Sistem Informasi Penggajian.

3.      Bendahara memberikan rincian penggajian dan daftar gaji kepada pihak Sistem Informasi dan Bendahara mendapatkan laporan penggajian dari pihak Sistem Informasi.

Bendahara memberikan laporan karyawan, laporan penggajian dan laporan keuangan kepada pimpinan.

Manfaat Sistem Penggajian

Manfaat Umum: Kemanfaatan sistem penggajian pada umumnya merupakan gabungan antara Tujuan Manajemen Perusahaan dan harapan para Karyawan seperti antara lain :

·       Sebagai daya tarik bagi tenaga kerja yang diperlukan oleh Perusahaan.

·       Memelihara keberadaan Karyawan untuk tetap bergabung dengan Perusahaan.

·       Merupakan “imbalan/kompensasi” yang setimpal atas prestasi yang telah diberikan Karyawan. 

·       Mencerminkan adanya keadilan yang mendasari perhitungan pembayaran imbalan untuk setiap pekerjaan sesuai dengan perbedaan masing-masing kontribusinya pada Perusahaan.Tidak bertentangan dengan peraturan Pemerintah.

·       Tidak melebihi kemampuan keuangan Perusahaan, tetapi juga cukup atraktif bagi perusahaan sejenis

·       Manfaat Khusus : Dengan sistem penggajian yang mendasarkan diri pada “beban kerja” (work load) dan dilakukan pembobotan secara kwantitatif, maka akan diperoleh manfaat antara lain :

·       Terukur bagi setiap pekerjaan; karena masing-masing memiliki nilai/skor yang ditentukan atau disepakati secara bersama-sama. 

·       Mudah dilakukan penyesuaian terhadap keadaan/perkembangan ekonomi terutama atas terjadinya laju inflasi tahunan.

·       Fair; karena sebanding dengan karya individu yang disumbangkan untuk tempat kerjanya.

Sumber dan Metode Rekrutmen

Sumber-sumber rekrutmen adalah tempat di mana para kandidat yang memenuhi syarat berada, seperti perguruan-perguruan tinggi dan perusahaan-perusahaan pesaing.

Sumber Internal:

·       Promosi

·       Transfer

·       Penarikan Kembali (Rehire)

Sumber Eksternal (Mondy 2008)

·       Sekolah Menengah Umum dan Sekolah Kejuruan

·       Akademi dan Universitas

·       Pesaing dalam Pasar Tenaga Kerja

·       Mantan Karyawan

·       Pengangguran

·       Wirausahawan

Metode-metode rekrutmen adalah cara-cara spesifik yang digunakan untuk menarik para karyawan potensial ke dalam perusahaan, seperti rekrutmen online.

Metode Internal

·       Pengumuman Lowongan Jabatan (Job Posting)

·       Persediaan Bakat (Talent Inventory)

Sumber

http://artikel4us.wordpress.com/2010/10/30/contoh-desain-global-context-diagram-tugas-akhir/

Gihon Simajuntak
Bayuairlangga